Dienstverlening voor VvE’s

Het beheer voor uw vereniging van eigenaars door Atrium Vastgoedmanagement kan worden opgebouwd uit verschillende onderdelen. Hieronder treft u een specificatie voor de standaard en de aanvullende beheerwerkzaamheden aan.

Standaard VvE Beheerwerkzaamheden:

• Jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV)
• Opstellen jaarstukken, exploitatiebegroting en advies maandelijkse bijdragen.
• Toezenden van de concept afrekening aan de kascommissie en schriftelijke beantwoording van vragen.
• Organisatie jaarlijkse ledenvergadering, opmaken en verzending agenda met bijlagen.
• Aanwezigheid op algemene ledenvergadering van een accountmanager, die ook notuleert en indien de onderhoudsagenda dit verlangt, een technisch manager.
• Opmaken, uitwerken en verzenden van de notulen incl. actiepunten, afstemmen met voorzitter.
   

Aanvullende Beheerwerkzaamheden:

Met onze jarenlange ervaring zijn wij ons bewust van het belang van maatwerk voor elke VvE. Ons streven is om het hoogwaardige VvE-beheer te bieden dat uw VvE-vereniging verdient. Voor aanvullende beheerwerkzaamheden zullen extra kosten in rekening worden gebracht. Uiteraard zullen we deze kosten met de VvE communiceren voordat de werkzaamheden worden uitgevoerd. 

Verzekeringen

• Afsluiten en bewaking van de in de splitsingsakte voorgeschreven verzekeringen.

Bijdragen

• Incasso van de reguliere bijdragen.
• Het incasseren van exploitatie tekorten en/of terugbetalen van overschotten.

Betalingen – bank/giro rekening

• Op naam van de VvE openen en beheren van een rekening-courant en een spaarrekening
• Voldoen van nota´s ten laste van de VvE-rekening.

Bij overname administraties

• Alle werkzaamheden die betrekking hebben op de overname van de technische en de, door de algemene ledenvergadering goedgekeurde, financiële administratie, inclusief de berichtgeving aan de leden.

Beheer van de algemene belangen

• Archiveren van relevante stukken voor de daartoe voorgeschreven periode.
• Relevante correspondentie met betrekking tot de overeengekomen diensten.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de VvE aangelegenheden.
• Toezien op handhaving van de VvE reglementen.

Overleg

• Overleg met bestuur, voorzitter en/of een eigenarencommissie.

Dagelijks onderhoud van de algemene delen van het gebouw.

• Het behandelen van technische klachten die per e-mail, telefoon fax of post zijn ontvangen.
• Het schriftelijk opdragen van noodzakelijk onderhoud aan betrouwbare onderhoudsbedrijven.
• 24 uur per dag bereikbaar zijn voor calamiteiten.
• Afsluiten en marktconform houden van servicecontracten (bijvoorbeeld voor schoonmaken en van technische installaties).
• Controleren van de nota´s aan de hand van de opdrachten en de contracten.

Groot onderhoud van de algemene delen van het gebouw

• Het aanvragen van offertes met betrekking tot de door de algemene ledenvergadering goedgekeurde, werkzaamheden bij een vooraf door de VvE opgestelde selectie van partijen
• Schriftelijk opdragen van werkzaamheden binnen het door de ALV vastgestelde mandaat aan een partij uit de door de VvE vooraf opgestelde selectie.
• Jaarlijks actualiseren van de meerjarenplanning groot onderhoud

Schadezaken

• Het bij de verzekeraar indienen van schades en het administratief afhandelen hiervan.

Werkzaamheden rondom verkoop van een appartementsrecht

• Bijhouden van het ledenregister.
• Algemene berichtgeving aan nieuwe leden, bijvoorbeeld met betrekking tot de VvE bijdrage, betaalwijze en klachtenprocedure.
• Informatieverstrekking aan makelaars, notarissen e.d.
• Werkzaamheden rondom inschakelen van een incassobureau
• Initiëren van activiteiten bij wanbetaling en het treffen van betalingsregelingen.

Stookkostenafrekeningen

• Het afhandelen van de individuele stookkostenafrekeningen bij individuele warmtemeting op blokverwarming.

Extra VvE beheerwerkzaamheden

• De groot onderhoudswerkzaamheden zoals; bepalen uitgangspunten, opstellen werkomschrijving, aannemersselectie, vervaardigen gunningsadvies, uitvoeringsplanning, toezicht en voortgangsbewaking, meer/minderwerk beoordeling, oplevering t/m restpunten.

• Opstellen meerjarenplanning groot onderhoud.
• De werkzaamheden met betrekking tot een extra vergadering
• Het voorzitten van een ledenvergadering (indien er geen voorzitter is).
• Het begeleiden van (juridische) procedures (niet zijnde incassoprocedures) bijvoorbeeld in verband met garantiezaken, wijzigingen van bestemmingsplannen e.d.
• Het opstellen, wijzigen en afstemmen van een huishoudelijk reglement.
• Tussentijdse financiële en technische rapportages en informatie aan leden.
• Administratie en begeleiding van VvE personeel (bijvoorbeeld huismeester).
• De oplevering bij nieuwbouw en het afhandelen van zaken die voortvloeien uit de oplevering bij nieuwbouw.
• Afhandelen van zaken die voortvloeien uit de periode van de vorige beheerder en die buitengewoon veel tijd vragen (bijv. verzekerings- / incassozaken).
• Werkzaamheden met betrekking tot wijziging van de splitsingsakte en wijziging van het gebruik van algemene ruimtes.
• Werkzaamheden met betrekking tot de verhuur en het hieruit voortvloeiende beheer van algemene ruimtes.
• Werkzaamheden met betrekking tot de betrokkenheid van de VvE bij een andere VvE.